手間のかかる組織改善を簡単に行なう方法を伝授

文書を一元管理する方法

パソコンを操作する男性

文書の検索機能が強化

企業では帳簿データや契約書・技術書・各種マニュアル・議事録などさまざまな文書を日々作成しており、部署によっても扱う文書の種類が異なります。それらの社内文書は必要に応じて随時参照できるようにするため保管の必要もありますが、紙の文書では目的の文書を見つけ出すのが大変です。現在では多くの企業で文書の電子化とペーパーレス化が進んでおり、文書管理システムによって検索性も大幅に向上しています。文書管理システムはさまざまな種類の電子文書をコンピュータで一元管理する仕組みですが、導入に先立ってはまず紙の文書を電子化する準備作業も欠かせません。製本されている場合は裁断してドキュメントスキャナにかけ、高速スキャンでPDFファイルに変換することによって検索可能な電子文書に生まれ変わるのです。自社ですべての紙文書を電子化するのが困難な企業でも、スキャン代行サービスを利用すれば大量の文書を処理することができます。文書管理システムには文書データを格納するためのサーバーを導入するタイプと、文書データをクラウド上に置いて利用するタイプに大きく分けられます。すべての社内文書を徹底的に一元管理し、部門横断的に文書検索を効率化するような目的にはサーバー型が最適です。文書管理システムを販売しているITベンダーと契約することにより、サーバー設置からソフトウェア導入までを代行してもらうことができます。一方のクラウド型文書管理システムは、安い導入コストである程度限定された社内文書を共有しようという目的に向いています。この場合も文書管理サービスを提要するITベンダーと月額契約を結ぶことにより、サーバー型よりも早期に利用を開始できます。いずれの文書管理システムも堅牢なセキュリティに保護されており、情報漏洩を防ぐための対策も万全です。火災や洪水など災害対策を目的として、社内文書を安全なデータセンターに置く企業も増えています。